Diez recomendaciones para la adopción del teletrabajo en entidades públicas

Comparto artículo que escribí para la Corporación Colombia Digital

¿Cómo lograr el éxito en la adopción del teletrabajo?

La adopción del teletrabajo en las entidades públicas obedece a diferentes motivos. Por un lado está la conciliación de la vida laboral y familiar, la reducción del hacinamiento en las oficinas, el evitar alquilar edificios, la modernización tecnológica, entre otros.

Para su implementación se requiere una serie de pasos que las entidades y los funcionarios deben dar.

Algunas recomendaciones generales en este proceso son:

1. Carácter voluntario
El teletrabajo es voluntario, tanto para el funcionario como para la entidad pública. Es importante que quede soporte de que la vinculación del teletrabajador se realizó en tal sentido, a través de un documento previo donde se establezca la libertad del funcionario para optar por esta modalidad laboral.

2. Criterios de elegibilidad
El teletrabajo no es para todos los funcionarios. Las direcciones de talento humano deben revisar el respectivo manual de funciones y competencias laborales e identificar las actividades y cargos susceptibles de realizarse a través del teletrabajo.

3. Resolución de carácter general
La entidad que adopte el teletrabajo debe emitir una Resolución de carácter general, estableciendo la forma en que funcionará esta modalidad al interior de la entidad, incluyendo factores como: requisitos para poder acceder al teletrabajo, normas en materia de riesgos laborales, seguridad de la información, modalidad de teletrabajo, compromisos, obligaciones, entre otros.

4. Ayuda de la Administradora de Riesgos Laborales
Las ARL están en la obligación de promover la adecuación de las normas relativas a higiene y seguridad en el trabajo a las características propias del teletrabajo, así que ellas podrán ayudar a las entidades públicas en el proceso respectivo en este aspecto. De igual forma, la entidad debe entregar a la ARL copia del Acto Administrativo que autoriza a teletrabajar a los funcionarios.

5. Capacitación en competencias para el teletrabajo
Antes que los funcionarios inicien su etapa como teletrabajadores es recomendable que previamente realicen un proceso de formación en competencias para el teletrabajo, pues es fundamental que estén preparados para aspectos que a veces no se contemplan en el sitio de trabajo tradicional. En el caso de Estados Unidos, la capacitación para el teletrabajo es obligatoria en el sector público y hasta que no agote esta fase el funcionario no puede teletrabajar.

6. Creación de un comité para el funcionamiento del teletrabajo
Crear un comité compuesto por direcciones estratégicas de la entidad, como las áreas de gestión humana, tecnológica y administrativa, que permitan tomar decisiones en torno al proyecto de teletrabajo. También puede ser solo la oficina de talento humano la encargada de adoptar el teletrabajo en la entidad, para lo cual es recomendable que designe a un funcionario para el cumplimiento de este objetivo.

7. Sensibilización a funcionarios y jefes de los beneficios del teletrabajo
El teletrabajo supone un cambio en la organización del trabajo, tanto para el teletrabajador como para el compañero de trabajo que no va optar por esta opción, así como para los jefes; la transformación laboral, como todo cambio, genera resistencias que deben ser minimizadas a través de diversas estrategias de comunicación, entre ellas el evangelizar sobre sus beneficios hace posible gestionar el cambio de manera efectiva.

8. Tome medidas para la seguridad de la información y la seguridad informática
Las entidades públicas deben tener en cuenta al momento de adoptar el teletrabajo qué tipo de información va a gestionar el teletrabajador fuera de la entidad y el nivel de seguridad de la misma. En consecuencia deberá brindar mecanismos de seguridad informática que protejan los datos, así como ofrecer capacitación en buenas prácticas.

9. Mecanismos de seguridad en la salud y prevención de riesgos laborales en el teletrabajo
La guía en seguridad, salud y prevención de riesgos laborales en el teletrabajo, le permite al teletrabajador y las entidades gestionar aspectos relativos a la seguridad del sitio donde va a teletrabajar, los buenos hábitos, postura, adecuación del sitio de trabajo y buenas prácticas, entre otros.

10. Pida ayuda de la Comisión Asesora de Teletrabajo
Si no tiene idea por dónde iniciar el proceso de adopción de teletrabajo pida ayuda de la Comisión Asesora, conformada por el Ministerio TIC, del Trabajo y el DAFP. Esta comisión le asesorará sobre la forma adecuada en que debe adoptar el teletrabajo en su entidad, dándole recomendaciones y capacitación.

Autor: Heidy Balanta

Abogada. Especialista en Derecho Informático y Nuevas Tecnologías

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